Costi
Costo copia: cos’è, cosa comprende e come confrontare due offerte
In un’offerta di noleggio il canone è solo metà del prezzo. L’altra metà è il costo copia: ecco cosa ci sta dentro, cosa resta fuori e come si confrontano due preventivi.
Idealcopy Aggiornata il
Quando chiedi un preventivo per una fotocopiatrice a noleggio ricevi due numeri: il canone mensile e il costo copia. Il primo è facile da confrontare, il secondo è quello che fa la differenza in bolletta a fine anno. È anche quello su cui due offerte apparentemente simili possono allontanarsi di parecchio.
Questa guida spiega cosa c’è dentro al costo copia, cosa di solito resta fuori e come mettere due preventivi sullo stesso piano.
Cos’è il costo copia
Il costo copia è il prezzo di una singola pagina stampata o copiata, di solito espresso in centesimi. Lo paghi in base a quanto stampi davvero: il fornitore legge i contatori della macchina e ti fattura le pagine del periodo.
Nella maggior parte dei contratti di noleggio ci sono due costi copia diversi:
- bianco e nero, il più basso;
- colore, sensibilmente più alto, perché consuma quattro toner invece di uno.
Alcuni fornitori distinguono anche il «colore leggero», cioè le pagine con poco colore, per esempio un logo su un documento di testo. Se stampi molti documenti con un piccolo logo a colori, chiedi se questa voce esiste: cambia il conto.
Cosa comprende (quasi sempre)
Il senso del costo copia è che tu paghi le pagine e il resto lo gestisce il fornitore. Di norma comprende:
- il toner e gli altri consumabili di stampa, inviati prima che finiscano;
- i ricambi che si consumano con l’uso, come tamburi e rulli;
- la manodopera dei tecnici e l’uscita per l’intervento;
- la manutenzione periodica della macchina;
- il monitoraggio da remoto, quando la macchina è collegata alla rete.
Cosa resta fuori
Qui nascono quasi tutte le discussioni. Le voci che di solito non sono comprese:
- la carta;
- i punti metallici della pinzatrice e altri materiali di finitura;
- gli interventi fuori orario di lavoro, se li chiedi;
- lo spostamento della macchina in un’altra stanza o in un’altra sede;
- i danni dovuti a uso improprio;
- la connettività e le licenze software, quando servono.
Non è una lista uguale per tutti: è esattamente la parte che devi farti scrivere. Un preventivo serio indica cosa è incluso e cosa è escluso.
Copie minime, scaglioni e conguagli
Tre clausole da guardare prima di firmare, perché cambiano il conto finale più del costo copia stesso.
Copie minime. Il canone può comprendere un pacchetto di pagine, per esempio 2.000 al mese. Se ne stampi 500, paghi comunque 2.000. Se il tuo volume è irregolare, chiedi se il pacchetto è calcolato su base annuale invece che mensile: assorbe i mesi di ferie.
Scaglioni. Sopra una certa soglia il costo copia può scendere. Se prevedi di crescere, fattelo indicare.
Conguaglio. Le pagine oltre il pacchetto si fatturano a consuntivo, di solito ogni tre o quattro mesi. Chiedi con che frequenza arriva la fattura: sapere quando arriva evita sorprese di cassa.
Come confrontare due offerte, in concreto
Due preventivi si confrontano solo su una cosa: quanto ti costa l’intero contratto, non il canone.
Il conto è questo:
(canone mensile × mesi di durata) + (pagine stimate × costo copia) = costo totale del contratto
Un esempio numerico, con valori inventati per far vedere il metodo — non è un listino:
| Voce | Offerta A | Offerta B |
|---|---|---|
| Canone mensile | 45 € | 59 € |
| Costo copia bianco e nero | 0,9 cent | 0,6 cent |
| Costo copia colore | 8 cent | 5,5 cent |
| Durata | 60 mesi | 60 mesi |
| Totale con 2.000 b/n + 300 colore al mese | 5.220 € | 5.250 € |
Con questi volumi le due offerte sono equivalenti: trenta euro di differenza in cinque anni. Ma se il colore sale a 3.000 pagine al mese, l’offerta A arriva a 18.180 € e la B a 14.160 €: quattromila euro di differenza, con gli stessi canoni di prima.
Ecco perché il primo passo di un preventivo serio non è il listino: è guardare quanto stampi davvero, leggendo i contatori delle macchine che hai già.
Le sette domande da fare al fornitore
- Il costo copia comprende toner, ricambi, manodopera e uscita del tecnico?
- Cosa è escluso, voce per voce?
- Ci sono copie minime? Sono mensili o annuali?
- Il costo copia scende sopra una certa soglia?
- Ogni quanto arriva la fattura a conguaglio?
- È previsto un adeguamento annuale del canone o del costo copia?
- Cosa succede alla scadenza: rinnovo, sostituzione o restituzione?
Se le risposte arrivano per iscritto, hai un preventivo confrontabile. Se arrivano a voce, non ce l’hai ancora.
Una nota sulla deducibilità
Il canone di noleggio è un costo d’esercizio e non richiede di immobilizzare capitale, a differenza dell’acquisto. Su come si tratta nel tuo caso — forma societaria, regime fiscale, uso promiscuo — la risposta giusta te la dà il commercialista, non il fornitore della macchina.