Questa informativa spiega quali dati personali trattiamo, perché, per quanto tempo e quali diritti hai, come chiedono il Regolamento (UE) 2016/679 («GDPR») e il Codice privacy (D.Lgs. 196/2003, come modificato dal D.Lgs. 101/2018). L’abbiamo divisa per temi, così trovi subito quello che ti interessa.
Chi tratta i tuoi dati
Il titolare del trattamento è Idealcopy S.r.l., con sede legale in Viale della Fiera 6B, 37136 Verona (VR), partita IVA e codice fiscale 02415080239.
- Email: info@idealcopy.it
- PEC: info@pec.idealcopy.it
- Telefono: 045 504399
Idealcopy S.r.l. non ha designato un responsabile della protezione dei dati (DPO), perché i suoi trattamenti non rientrano nei casi dell’art. 37 del GDPR. Per qualsiasi domanda sulla privacy usa i contatti qui sopra.
A chi si rivolge
Questa informativa riguarda:
- chi visita il sito idealcopy.it;
- chi ci scrive o ci chiama: moduli del sito, email, telefono, WhatsApp;
- chi si iscrive alla newsletter o agli avvisi sugli eventi;
- i referenti dei clienti e dei fornitori, quando facciamo offerte, contratti, consegne, installazioni e assistenza.
Il servizio sonoQui ha una sua informativa, per chi usa l’app e la dashboard: la trovi su sonoqui.pro.
Perché trattiamo i dati, su quale base e per quanto tempo
| Perché | Quali dati | Base giuridica | Per quanto tempo |
|---|---|---|---|
| Rispondere alle tue richieste: preventivi, informazioni, demo e visite in showroom | Nome e cognome, azienda, email, telefono, città, provincia, partita IVA se la indichi, cosa ti serve e le note che scrivi | Misure precontrattuali prese su tua richiesta (art. 6.1.b) | Finché restiamo in contatto: ogni nuova richiesta fa ripartire il conteggio. Dopo 72 mesi senza contatti, se non sei diventato cliente, i dati si cancellano o si rendono anonimi |
| Assistenza tecnica: richieste di intervento, anche da remoto | Nome, azienda, email, telefono, indirizzo dell’intervento, matricola della macchina, descrizione del problema | Esecuzione del contratto (art. 6.1.b) | Per la durata del contratto; poi 10 anni per i documenti contabili collegati |
| Contratti con clienti e fornitori: offerte, noleggio e vendita, consegna, installazione, fatturazione, pagamenti | Dati dei referenti (nome, ruolo, email, telefono), dati dell’azienda, dati di fatturazione e di pagamento | Esecuzione del contratto e obblighi di legge (art. 6.1.b e 6.1.c) | 10 anni dalla fine del rapporto, come prevede la legge per le scritture contabili (art. 2220 c.c.) |
| Newsletter e inviti agli eventi | Email; nome e azienda se li indichi; data, ora e testo del consenso | Consenso (art. 6.1.a), che puoi revocare quando vuoi | Finché resti iscritto; la prova dell’iscrizione per il tempo necessario a dimostrarla |
| Informazioni ai clienti su prodotti e servizi simili a quelli che hanno già acquistato, via email | Email del referente del cliente | Interesse legittimo (art. 6.1.f e art. 130, comma 4, Codice privacy): puoi opporti in ogni momento, anche dal link in fondo a ogni email | Finché ti opponi o finisce il rapporto |
| Statistiche e misura degli annunci (Google Analytics, PostHog, Google Ads) | Dati di navigazione e identificativi dei cookie; con PostHog anche la registrazione di come usi le pagine (movimenti, clic e scorrimento), con i campi dei moduli sempre oscurati | Consenso (art. 6.1.a e art. 122 Codice privacy), dato dal banner dei cookie | Secondo la durata dei cookie, indicata nella cookie policy. In Google Analytics i dati legati ai cookie e agli identificativi si cancellano dopo 14 mesi; restano solo i report statistici, in forma aggregata. In PostHog le registrazioni si cancellano dopo 30 giorni e gli altri dati dopo 1 anno |
| Prova della tua scelta sui cookie | Codice casuale del consenso, categorie accettate e rifiutate, data e ora, pagina, paese e tipo di browser. Non l’indirizzo IP | Obbligo di poter dimostrare il consenso (art. 6.1.c e art. 7.1) | 24 mesi |
| Sicurezza del sito e protezione dei moduli dallo spam | Dati tecnici di navigazione, come indirizzo IP e tipo di browser | Interesse legittimo a proteggere il sito e chi lo usa (art. 6.1.f) | Per il tempo strettamente necessario alla sicurezza. Per il limite di invii dei moduli conserviamo solo un’impronta cifrata della connessione, che cambia ogni giorno e si cancella dopo 2 giorni |
| Difendere i nostri diritti e rispettare gli obblighi di legge | I dati che servono al caso concreto | Interesse legittimo e obbligo di legge (art. 6.1.f e 6.1.c) | Per la durata dell’eventuale controversia e dei termini di legge |
Finiti questi tempi, i dati vengono cancellati o resi anonimi.
Navigazione sul sito e cookie
Quando visiti il sito, i server che lo ospitano registrano alcuni dati tecnici, come l’indirizzo IP e il tipo di browser: servono a far funzionare il sito e a proteggerlo, non a identificarti.
Senza il tuo consenso usiamo solo cookie tecnici. Google Analytics, PostHog e Google Ads si attivano solo se li accetti dal banner, e prima di quel momento il sito non fa nessuna richiesta ai loro server. I dettagli sono nella cookie policy.
Alcuni elementi del sito sono costruiti per non contattare altri server: la mappa della sede è un’immagine salvata sul nostro sito e il video di sonoQui si carica solo quando premi play.
Sei obbligato a darci i dati?
No. Ma senza i dati segnati con l’asterisco nei moduli non possiamo risponderti, preparare un’offerta o intervenire. L’iscrizione alla newsletter e agli avvisi sugli eventi è sempre facoltativa: senza, il resto funziona uguale.
Come trattiamo i dati
Con strumenti informatici e, per contratti e documenti, anche su carta. I dati sono trattati solo dalle persone autorizzate di Idealcopy che ne hanno bisogno per il loro lavoro: commerciale, assistenza tecnica, amministrazione. Usiamo misure di sicurezza adeguate contro perdite, usi illeciti e accessi non autorizzati.
Le richieste inviate dai moduli arrivano per email alle persone che se ne occupano e vengono registrate nel nostro CRM, il programma sviluppato da noi con cui gestiamo i contatti con clienti e potenziali clienti. Per non perderne nessuna, il sito ne tiene una copia di sicurezza sui server di Cloudflare finché il CRM non conferma di averla ricevuta: la copia si cancella 7 giorni dopo la consegna, al massimo dopo 30 giorni. Non prendiamo decisioni automatizzate che ti riguardano.
A chi comunichiamo i dati
Non vendiamo né cediamo i tuoi dati, e non li diffondiamo. Li comunichiamo solo a chi ci serve per le finalità indicate:
- fornitori che li trattano per nostro conto, nominati responsabili del trattamento (art. 28 GDPR):
- Cloudflare, Inc., per l’hosting del sito, la sua sicurezza, la protezione dei moduli dallo spam e il registro dei consensi;
- Microsoft Ireland Operations Ltd, per la posta elettronica (Microsoft 365) e per i server su cui gira il nostro CRM (Microsoft Azure);
- PostHog Inc., per le statistiche sull’uso del sito, solo se hai dato il consenso ai cookie statistici: i dati sono su server nell’Unione europea, a Francoforte, e PostHog non conserva l’indirizzo IP;
- Google Ireland Ltd, per statistiche e annunci, solo se hai dato il consenso ai cookie;
- consulenti che ci assistono in materia contabile, fiscale e legale;
- per i clienti: società di noleggio e di locazione finanziaria, quando il contratto è finanziato da loro; corrieri e trasportatori; banche per incassi e pagamenti; i produttori delle macchine, quando serve per garanzia e assistenza;
- autorità pubbliche, quando lo chiede la legge.
Trasferimenti fuori dall’Unione europea
Trattiamo i dati nell’Unione europea. Alcuni fornitori, come Microsoft, Cloudflare, Google e PostHog, possono trasferirli negli Stati Uniti: in questi casi il trasferimento è protetto dalla decisione di adeguatezza EU-US Data Privacy Framework e dalle clausole contrattuali standard della Commissione europea (decisione 2021/914).
I tuoi diritti
In ogni momento puoi chiederci di:
- accedere ai tuoi dati e averne una copia (art. 15);
- correggerli o completarli (art. 16);
- cancellarli, nei limiti degli obblighi di legge (art. 17);
- limitarne il trattamento (art. 18);
- riceverli in un formato leggibile da un computer, per trasferirli ad altri (art. 20);
- opporti al trattamento basato sull’interesse legittimo, comprese le email sui nostri prodotti (art. 21);
- revocare il consenso, senza effetti su quanto fatto prima della revoca (art. 7.3).
Scrivi a info@idealcopy.it o alla PEC info@pec.idealcopy.it: ti rispondiamo entro un mese, come prevede l’art. 12 del GDPR. Per la newsletter basta il link di cancellazione in fondo a ogni email; per i cookie, il link «Preferenze cookie» in fondo a ogni pagina.
Se pensi che il trattamento violi la normativa, puoi fare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (Piazza Venezia 11, 00187 Roma, garanteprivacy.it) o all’autorità del Paese UE in cui vivi o lavori (art. 77).
Servizi e siti di terzi
Alcuni link portano a servizi che trattano i dati con le loro regole, come titolari autonomi:
- WhatsApp: se ci scrivi su WhatsApp, i messaggi passano da WhatsApp Ireland Ltd (informativa);
- TeamViewer QuickSupport: se usi l’assistenza da remoto, la connessione passa dai server di TeamViewer (informativa);
- sonoQui, i nostri shop online e i social network: ognuno ha la sua informativa, che trovi sul relativo sito.
Il sito si rivolge ad aziende e professionisti: non raccogliamo consapevolmente dati di minori.
Modifiche a questa informativa
Possiamo aggiornare questa informativa, per esempio se cambiano gli strumenti del sito o la normativa. La versione in vigore è sempre questa pagina, con la data in alto; se cambiano le finalità o i destinatari lo scriviamo in evidenza.